Iniciar combinación de correspondencia:
Iniciar combinación de correspondencia:
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
1. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
2. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
3. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
¨¨ También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.¨¨
Seleccionar destinatarios
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
Elegir un archivo de datos
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
1. Siga uno de estos procedimientos
§ Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook
Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:
§ No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexión con ella.
§ Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas.
No encuentro la carpeta Contactos de Outlook
Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.
Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico
5. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades
1. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.
Volver a las sugerencias de Outlook
Cambiar el perfil de usuario de Outlook
El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.
Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.
Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás desee configurar Outlook de forma que sí se le pida. Para ello:
2. Cierre Outlook.
3. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo.
4. Haga clic en Mostrar perfiles.
5. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.
Volver a las sugerencias de Outlook
Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas
Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:
"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".
Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:
6. Salga de Word.
7. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
8. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.
Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.
Volver a las sugerencias de Outlook
No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas
Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente:
"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".
Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error.
Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia de Outlook.
Volver a las sugerencias de Outlook
Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos
No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.
Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express:
9. Inicie Microsoft Outlook Express.
10. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
11. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.
12. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar.
13. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación.
14. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar.
Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos.
15. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar.
16. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.
Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácter separador usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.
Volver a las sugerencias de Outlook
Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
§ Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila única, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orígenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de cálculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
§ Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las demás filas deben contener datos.
§ Libretas de direcciones electrónicas:
§ Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
§ Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
§ Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificación de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envío de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrónico, el correo de voz y el fax) trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
§ Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinación de correspondencia.) como origen de datos.
§ Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulación o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de párrafo.
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
Si el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos mediante la opción Intercambio dinámico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).
Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:
5. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
6. Haga clic en Avanzadas.
7. Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
10. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
11. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.
Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.
12. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar.
Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja de cálculo.
Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).